Na co przeznaczasz swój czas w pracy?

To wcale nie takie oczywiste, że w pracy pracujemy. Albo że robimy to efektywnie. Dziś kilka sposobów jak efektywnie wykorzystać czas pracy i pracować nie tyle ciężko, co mądrze.

Bardzo lubię starą dobrą matrycę Eisenhowera. Ten amerykański polityk podobno dzielił swoje zadania wg kryterium pilności i ważności i używamy tego podziału do dziś:

 

 
 1. Pilne i ważne – zrób teraz!

To np. kryzysowe sytuacje, nagłe spotkania, telefony, ważne decyzje. powinno być ich jak najmniej, bo uwaga: pytanie brzmi dlaczego stały się takie pilne? Może je odkładaliśmy bo były trudne, nieprzyjemne? Albo pobudza nas taka praca na ostatnią chwilę? Gdyby żyć tylko z takimi zadaniami można szybko paść w pracy na zawał serca, bo wiecznie gasimy pożary… ale przez to czujemy się tacy potrzebni!

 

2. Niepilne ale ważne – planuj i rób w stosownym czasie

Tu powinniśmy spędzać najwięcej czasu, to czas naszej głównej jakościowej pracy i tutaj są też wszelkie zadania rozwojowe. Dla mnie to np. przygotowywanie szkoleń. Jeśli sami sobie nie zaplanujemy i nie znajdziemy na takie zadania czasu, to nigdy ich nie zrobimy. Bo uwaga  – te zadania są podatne na odkładanie i prokrastynację:) Bo skoro jeszcze nie są pilne, to możemy poczekać…. i wtedy mogą znaleźć się w ćwiartce nr 1 jako pilne i ważne.

Stephen Covey nazywa zadania z ćwiartki nr 2 tzw. dużymi skałami,  bo powinniśmy planować na nie czas i od nich zaczynać. dzień A potem… wrzucać mniejsze kamyczki i piasek też się zmieszczą pomiędzy jak w tym filmiku.

 

 

3. Pilne ale nieważne – ograniczać i delegować

To niektóre spotkania, rozmowy, albo priorytety innych osób. Bo uwaga: fakt, że coś jest pilne dla kogoś, nie znaczy że jest ważne dla ciebie (np. ktoś koniecznie chce teraz porozmawiać ale masz inne ważne sprawy do zrobienia dziś!) Gdyby żyć tylko z takimi zadaniami w pracy…. wszyscy na pewno będą nas lubić, bo tak szybko odpowiadamy, a jak trzeba to zostajemy dłużej, żeby …. zrobić swoje zadania.

4. Niepilne i nieważne – wyrzucać!

Ta ćwiartka to np. rozpraszanie się, newslettery, których nie czytasz, plotki (czasem potrzebne, ale zbyt długie będą stratą czasu:) Uwaga – są to zadania przyjemne,  kuszące, ale nie przynoszą dużej wartości (np. zmiana kolorów w raporcie na jeszcze ładniejsze:) Gdyby żyć tylko z takimi zadaniami w pracy, można szybko z niej wylecieć. Takimi zadaniami można się co najwyżej nagradzać (czyli zrobię jedną trudną rzecz i pójdę na kawę z koleżanką, ale zachowując proporcje:)

 

Inne zasady, które lubię i stosuję:

Zjadanie żaby

 

To sformułowanie od Briana Tracy oznacza zaczynanie od zadania, którego bardzo nie lubimy, ale jest ważne, by popchnąć sprawy do przodu. Każdy ma taką żabę, zrobienie jej od razu pomaga ograniczać prokrastynację, czyli przekładanie zadań. Jeśli nie wiesz jakim jesteś typem prokrastynatora – zobacz tutaj – uśmiejesz się:) Można sobie nawet kupić kubek ze swoim typem:) Uwaga czytanie o prokrastynacji to też prokrastynacja:)

 

 

Czytanie maili o wyznaczonych porach

 

O ile nasza praca nie polega głównie na odpowiadaniu na nie. Po to, żeby się nie rozpraszać nowymi wyskakującymi powiadomieniami. Bo wiesz, maile ciągle przychodzą! Czy masz zamiar uzależniać swój dzień pracy od ich częstotliwości? Pamiętam jak kiedyś dostałam super autoodpowiedź: „Odbieram maile 2x dziennie o 8 i 16, aby poprawić swoją efektywność i skupić się na kluczowych zadaniach. Jeśli masz coś pilnego, zadzwoń.”

 

Zasada Parkinsona

 

Praca rozszerza się lub zmniejsza w zależności od czasu, który na nią przeznaczasz. Czyli jeśli mówisz sobie, że zjesz śniadanie w 5 minut, to je zrobisz, jeśli masz na nie 30 minut to na pewno będziesz je bardziej celebrował. Jeśli masz na przygotowanie  podstawowego raportu 15 minut, to go przygotujesz, jeśli masz na niego 2h i nic więcej nie musisz już tego dnia robić, to będziesz mu zmieniał kolorki przez 15 minut, albo pójdziesz na kawę a zaczniesz robić raport w drugiej godzinie będąc ciągle „zajętym”.

 

 

Zasada 2 minut

Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to. np. odpowiadanie na maile od razu, jeśli odpowiedź jest szybka, zamiast zaznaczanie maili do ponownego przeczytania potem”

 

 

Ciche godziny

Lubię czasem przyjść do pracy o 7 rano kiedy jest jeszcze cicho, pracuję wtedy zwykle szybciej i lepiej mi się myśli. A czasem zamykam się w osobnej salce, kiedy np. wymyślam program szkolenia.

 

Wykorzystywanie swojej energii – sowy lub skowronka.

Za trudniejsze zadania lepiej zabierać się w preferowanej przez siebie porze. Jeśli masz wątpliwości, jaki jest Twój tryb, zrób sobie ten test.  Co ciekawe analityczne zadania, np. sprawdzanie raportu, szukanie błędu lepiej wykonuje się nam gdy jesteśmy w złym humorze.

 

 

Unikanie złodziei czasu np.:

 

• Odpowiadanie na maile indywidualnie zamiast w blokach

• Wysyłanie maili, kiedy można zadzwonić albo podejść

• Bycie podatnym na rozproszenia

• Zbyt długie spotkania

• Perfekcjonizm, dopieszczanie rzeczy ponad miarę

• Multitasking – tak zjada czas, bo odrywamy się od jednego zadania żeby zrobić inne, więc marnujemy energię na „przełączanie się” między zadaniami.

A propos multitaskingu (wielozadaniowości, w którą osobiście nie wierzę) Bardzo lubię powiedzenie:

 

„Robienie wielu rzeczy naraz nie czyni cię bardziej efektywnym. Co najwyżej daje Ci szansę, żebyś schrzanił więcej niż jedną rzecz naraz.” (Steve Uzzell, fotograf)

A ty, jakie zasady stosujesz by efektywniej pracować?

Podziel się!

 

zdj. Luis Llerena/ unsplash.com